「メールが多すぎて何から見ればいいか分からない」
「大事なメールが埋もれる」
「整理しようとして逆に迷子になった」
受信箱整理は、完璧を目指すほど失敗します。
この記事では初心者向けに、これだけ守れば破綻しない“最小ルール”だけをまとめます。
目次
用語ミニ解説（30秒で）
- 受信箱（インボックス）：今対応すべきメールを置く場所
- アーカイブ：削除せず、受信箱から退避させること
- フィルタ（振り分け）：条件に合うメールを自動で整理する仕組み
👉 ポイントは
「受信箱＝保管場所ではない」 という考え方。
再現条件（こんな人は整理が必要）
- 未読が常に50通以上ある
- 探すよりスクロールしてメールを見ている
- 通知メール・案内メールが多い
- 重要メールを後回しにして忘れることがある
結論：初心者は“3つだけ”決めればいい
受信箱整理の最小ルール
1) 受信箱は「作業中」だけ置く場所
2) 迷ったら削除しないでアーカイブ
3) 自動整理は“よく来るもの”だけ
これ以上増やすと、逆に続きません。
最短手順（3〜7手）：今日から整う流れ
1) まず受信箱を開く
2) 今すぐ対応しないメールは アーカイブ
3) 返信・作業が必要なものだけ残す
4) 毎日来る通知・案内を把握する
5) それだけをフィルタで自動整理する
6) フォルダやラベルは増やしすぎない
7) 「探す」は検索に任せる
ルール①：受信箱は「今やるメール」だけ
受信箱に残していいのはこの2つだけ
- 返信・対応が必要
- 今日〜近日中に見る必要がある
それ以外は
👉 読むだけならアーカイブ
👉 後で探すなら検索
ルール②：迷ったら削除しない
初心者がやりがちなのが「とりあえず削除」。
削除しなくてOK
- あとで必要になるかもしれない
- 判断に迷う
- 重要かどうか即決できない
👉 アーカイブすれば
受信箱は空く／後から検索できる
これが一番安全です。
ルール③：自動整理は“よく来るもの”だけ
フィルタ（振り分け）は便利ですが、作りすぎると破綻します。
フィルタ対象にしていいもの
- 毎日・毎週来る通知
- メルマガ・案内
- システム通知（自動送信）
フィルタにしない方がいいもの
- 人からの個別メール
- 内容が毎回変わる案件メール
👉 迷うものは手動でOK。
分岐（詰まる点）を3つ：ここで失敗しやすい
分岐①：フォルダ/ラベルを作りすぎる
原因
- きっちり分類しようとする
対策
- 最初は「受信箱＋アーカイブ」だけ
- 増やすのは後からで十分
分岐②：未読が溜まり続ける
原因
- 「読む＝対応」と思っている
対策
- 読んだらアーカイブ
- 対応が必要なものだけ未処理で残す
分岐③：結局探せなくなる
原因
- 整理に頼りすぎて検索を使っていない
対策
- 探す前提は検索
- 整理は“見やすくするため”と割り切る
まとめチェックリスト（最小で回す）
- [ ] 受信箱は「今やるメール」だけ
- [ ] 迷ったら削除せずアーカイブ
- [ ] フィルタは“よく来る通知”だけ
- [ ] 分類より検索を優先
- [ ] 完璧を目指さない
次に読む2本（整理が完成する）
- メール検索で一発で探すコツ（from: / subject:）
- メールのフィルタ（振り分け）の作り方（失敗しない順番）
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