── 忙しい相手でも返したくなる“最小構成”
「ちゃんと送ったのに、返事が来ない…」
仕事メールでよくある悩みですが、
実は 返信が来ない原因の多くは“内容”ではなく“書き方”です。
この記事では、
忙しい相手でも返信しやすくなる
仕事メールの書き方のコツを初心者向けに解説します。
まず結論：返信が来るメールは「考えなくていい」
返信がもらいやすいメールの共通点はこれです。
- 何を返せばいいか一目で分かる
- 選択肢が少ない
- 時間を取られなさそう
逆に、
「どう返せばいいか考えないといけないメール」
は、後回し → 忘れられがちです。
返信率を上げる基本構成（この順が正解）
- 簡単な挨拶
- 用件の要点（1〜2文）
- 相手にしてほしいこと（最重要）
- 期限 or 選択肢
- 結び
👉 特に 3が曖昧だと、返信は来ません。
コツ① 質問は「1メール1テーマ」
一通に詰め込みすぎると、返信率は下がります。
NG例
- 資料の件どうですか？
- 日程もどうします？
- 他にも確認したい点が…
👉 相手は「どこから返せば？」となります。
OK例
- 本日は 日程調整のみ をお願いする
- 別件は別メールに分ける
コツ② YES / NO で返せる形にする
返信しやすさが一気に上がります。
NG例
- ご意見をお聞かせください
- ご都合はいかがでしょうか
OK例
- 問題なければ「はい」でご返信ください
- ご都合が悪ければその旨だけお知らせください
コツ③ 選択肢は「2〜3個まで」
自由回答は、忙しい相手には重いです。
日程調整の例
- 〇/〇（火）10:00〜
- 〇/〇（水）14:00〜
- 〇/〇（木）15:00〜
👉 どれか選ぶだけで返信できる状態がベスト。
コツ④ 期限を書く（やんわりでOK）
期限がないと、後回しにされがちです。
OKな書き方
- 恐れ入りますが、〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです
- 〇日までにご確認いただけますと助かります
👉 強く言わなくても、期限があるだけで返信率が上がります。
コツ⑤ 「返信しなくてもOK」も時には使う
相手の心理的負担を下げるテクです。
例
- 問題なければご返信は不要です
- ご都合が悪い場合のみお知らせください
👉 実際には、
「不要」と書いた方が返信が来ることも多いです。
そのまま使えるテンプレ（万能）
テンプレ① 確認依頼
〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
先日お送りした〇〇の件につきまして、
ご確認状況はいかがでしょうか。
問題なければ「はい」でご返信いただけますと幸いです。
ご不明点がございましたらお知らせください。
何卒よろしくお願いいたします。
テンプレ② 日程調整
〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
打ち合わせ日程につきまして、
下記のいずれかでご都合はいかがでしょうか。
・〇/〇（火）10:00〜
・〇/〇（水）14:00〜
・〇/〇（木）15:00〜
難しい場合は、別候補日をお知らせください。
テンプレ③ リマインド（角が立たない）
〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
念のためのご確認となりますが、
〇〇の件につきまして、ご確認いただけましたでしょうか。
お手すきの際で構いませんので、
ご状況だけでもお知らせいただけますと幸いです。
返信が来ないときにやってはいけないこと
- 同じ内容を連投する
- 件名だけ変えて再送
- CCを増やす
👉 返信が来ないときほど、
相手の負担を減らす方向で調整するのが正解です。
まとめ：返信率は「親切さ」で決まる
返信がもらいやすい仕事メールは、
- 考えなくていい
- 選ぶだけ
- 短時間で返せる
この3点を意識するだけで、
驚くほど返信率が変わります。
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