【初心者向け】メールのフィルタ（振り分け）の作り方：失敗しない順番と3つの注意点

「受信箱がぐちゃぐちゃで探せない…」
「重要メールが埋もれてしまう」
「自動で整理したいけど、設定が怖い」

そんなときに効くのが、メールのフィルタ（振り分け）です。
ただし、最初に雑に作ると「大事なメールが消えた」「通知が来ない」など事故が起きます。

この記事では、初心者でも安全にできるように
“失敗しない順番”でフィルタを作る手順をまとめます。

用語ミニ解説（30秒で）

• フィルタ（振り分け）：条件に合うメールを自動で整理するルール
  例）「請求書」という件名 → 自動で「経理」フォルダへ
• 条件：振り分けの判断材料（送信者、件名、宛先、キーワードなど）
• 動作（アクション）：振り分け後にすること（ラベル付け、移動、既読、削除など）

再現条件（いつ・どこで困る？）

次の状況があるなら、フィルタでほぼ解決できます。

• 受信箱が毎日増えて追いつかない
• お知らせ・通知メールが多い（サービス登録が多い）
• 仕事メールと私用メールが混ざる
• 特定の人（上司・取引先）だけ見逃したくない

まず結論：初心者は「分類 → 強化」の順で作る

いきなり「削除」「既読」「アーカイブ」を設定すると事故ります。
初心者はこの順番が安全です。

1. 分類（ラベル/フォルダに入れる）
2. 目印（★/重要/色/ラベル）
3. 通知を強くする（重要だけ見える状態）
4. 慣れたら 既読・アーカイブ・削除 を追加

最短手順（3〜7手）：フィルタを作る（共通の流れ）

※Gmail/Outlook/各メールアプリで名前は違いますが、流れは同じです。

1) フィルタ/ルール作成（設定）を開く
2) 条件を選ぶ（まずは「送信者」か「件名」）
3) 対象メールでテストする（プレビューがあれば確認）
4) 動作を選ぶ（まずは「ラベル付け」or「フォルダ移動」）
5) 既存メールにも適用するか選ぶ（初心者は慎重に）
6) 保存
7) 1〜2日動かして、問題がないか確認

失敗しない「おすすめフィルタ」3本（初心者はここから）

① サービス通知をまとめる（受信箱を守る）

• 条件：送信者が「no-reply」「notification」など
• 動作：ラベル/フォルダ「通知」に入れる

※最初は「既読にする」はオフ推奨（見逃し防止）。

② 請求書・領収書を集める（後で探せる）

• 条件：件名に「請求」「領収」「invoice」「receipt」
• 動作：ラベル/フォルダ「経理」に入れる

③ 重要な人だけ目立たせる（見逃し防止）

• 条件：送信者が特定のアドレス（上司/取引先）
• 動作：★を付ける / 重要マーク / ラベル「最優先」

分岐（詰まる点）を3つ：ここが事故ポイント

分岐①：フィルタが効かない（振り分けされない）

よくある原因：

• 条件が広すぎる/狭すぎる（スペル違い、全角半角など）
• 「送信者」ではなく「差出人名」で見てしまっている

対策：

• まずは「送信者のメールアドレス」で条件を作る
• 1通のメールでテストしてから保存する

分岐②：大事なメールが見つからない（消えた気がする）

よくある原因：

• 「アーカイブ」「受信トレイをスキップ」にしている
• フォルダ/ラベルに入っているだけで、受信箱から消えている

対策：

• 最初は「受信トレイをスキップ」を使わない
• 見つからないときは「全メール/すべてのメール」を検索する

分岐③：通知が来なくなった

よくある原因：

• フィルタで「既読」にしている
• アプリ側の通知設定が「受信トレイのみ」になっている

対策：

• フィルタはまず「分類だけ」にする
• 通知は「重要」だけ強くするのがおすすめ

まとめチェックリスト（やり残しゼロ）

• [ ] いきなり削除/既読にせず、まず分類だけにした
• [ ] 条件は「送信者アドレス」か「件名キーワード」から始めた
• [ ] 1通でテストしてから保存した
• [ ] 既存メールへの一括適用は慎重にした
• [ ] 「見つからない」時の探し方（全メール検索）を理解した

次に読む2本（運用がさらに楽になる）

• 検索で一発で探すコツ（from: / subject: など基本）
• ラベル/フォルダの違い（整理の考え方）

この記事は、以下のまとめ記事で全体像を解説しています。
▶ メールが迷惑メールに入る理由と対策【完全まとめ】

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